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Procédure Tracfin

PROCÉDURE INTERNE de détection des risques liée à la
réglementation dite TRACFIN pour notre agence immobilière
Articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier
Au vu de ces textes, les agents immobiliers doivent mettre en place des
systèmes d’évaluation et de gestion des risques de blanchiment des
capitaux et de financement du terrorisme.
Ils doivent également assurer la formation et l’information régulière de leurs
préposés (salariés, agents commerciaux) en vue du respect des obligations
liées à cette réglementation.
C’est pourquoi il est établi cette procédure interne, qui sera affichée dans
nos agences, intégrée au pack de démarrage de tout nouvel entrant, et
accessible en permanence sur notre intranet. Une formation sur cette
procédure est systématiquement donnée à tous les nouveaux entrants et
lors des formations continues instaurées par le décret n° 2016-173 du 18
février 2016.
Le responsable de la mise en place du suivi du système d’évaluation des
risques à l’agence est Monsieur Richard PIAUD. Il est également désigné
comme « déclarants TRACFIN »  et « correspondants TRACFIN ».
Vous pouvez le joindre par téléphone ou par mail : 
Richard PIAUD :     06 61 59 34 40    richard.p@riben-immobilier.fr
 
OBLIGATIONS DE VIGILANCE A L’ ÉGARD DE LA CLIENTÈLE
Avant d’entrer en relation d’affaires, nous devons recueillir toutes
informations utiles concernant le client et l’opération projetée pour évaluer
le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.
Notre vigilance doit être constante pendant toute la durée de la relation
d’affaires, par une mise à jour des éléments d’information permettant de
conserver une connaissance appropriée de notre client.

A tout moment, nous devons être en mesure de justifier aux autorités
de contrôle l’adéquation des mesures de vigilance que nous avons
mises en œuvre aux risques de blanchiment de capitaux et de
financement du terrorisme présentés par la relation d’affaires. Et ce,
pour chaque dossier, que le projet de vente ait abouti ou non.
Identification du client : une obligation générale :
Pour tout client, vendeur ou acquéreur potentiel, nous sommes soumis à
une obligation d’identification : il faut donc, avant toute entrée en relation
d’affaire (signature de mandat ou visite) suivre la procédure ci-dessous :
 Client vendeur personne physique: lors de la signature du mandat,
se faire présenter par le ou les vendeurs un document officiel en cours
de validité comportant leur photographie. Relever et conserver les nom,
prénoms, date et lieu de naissance de chaque personne, ainsi que la
nature, les date et lieu de délivrance du document et les nom et qualité
de l’autorité ou de la personne qui a délivré le document et, le cas
échéant, l’a authentifié ; ou réaliser une photographie ou une
photocopie lisibles du document, en occultant la photographie de la
personne, (mais en vérifiant que la photo corresponde), et la joindre au
dossier. Nos mandats prévoient un espace pour reporter ces
renseignements.
 Client vendeur personne morale: se faire communiquer un extrait de
registre officiel (du commerce…), en original ou en copie, de moins de
trois mois ; ainsi qu’un document attestant des pouvoirs des personnes
agissant pour le compte de cette personne morale, et la présentation
de leurs pièces d’identité.
 Client acquéreur: mêmes renseignements, lors de la visite d’un bien si
possible ( nous nous sommes engagés sur nos mandats à vérifier
l’identité de tous les visiteurs avant chaque visite), en tout cas au
plus tard avant l’établissement de toute offre d’achat, mandat de
négociation, compromis ou promesse, que le document soit établi
par nous ou par un tiers (notaire…). Ces renseignements seront
transcrits dans la fiche de renseignements ci-dessous, et joints au
dossier de vente.
 L’éventuel  bénéficiaire effectif de l’opération doit également être
identifié dans les mêmes conditions (article R 561-7 du Code monétaire

et financier).  Pour un client personne morale, le bénéficiaire effectif est
la ou les personnes physiques qui détiennent directement ou
indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la
société, ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur
les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société
ou sur l’assemblée générale de ses associés.
Si le client ou le bénéficiaire effectif de l’opération n’est pas
physiquement présent, nous devons obtenir en outre une pièce
justificative supplémentaire de son identité. Si nous ne sommes pas
en mesure d’identifier notre client,  ou s’il nous est impossible
d’obtenir des informations satisfaisantes sur l’objet ou la nature de la
relation d’affaires, nous devons mettre sans délai un terme à la
relation d’affaires.
Les documents relatifs à l’identité des clients et aux opérations
effectuées seront conservés pendant cinq ans.
EN CAS DE RISQUE POTENTIEL, nous devons mettre en place une
procédure de VIGILANCE RENFORCÉE.
Il peut y avoir un risque, par exemple, dans les cas suivants : clients
diplomates, politiques, personnes de haute influence, dans le cas où le
montant de l’opération est inhabituellement élevé, lorsque il y a
disproportion entre le montant de l’acquisition et les revenus de l’acquéreur,
lorsque le financement de l’opération est basé sur un montage complexe,
ne paraissant pas avoir de justification économique ou d’objet licite, ou si
les clients sont domiciliés ailleurs qu’en France, CEE ou Suisse, ou encore
si le client n’est pas le bénéficiaire effectif de l’opération, emprunt auprès de
tiers autres que des établissements financiers agréés en France,
localisation du client ou du bénéficiaire difficilement identifiable (adresse
non clairement identifiée, recours à une société de domiciliation, territoires
à risques…), personne morale dont le siège est à l’étranger, mise en vente
de tout un patrimoine immobilier par le truchement d’intervenants
professionnels différents, demande de paiement en espèces de tout ou
d’une partie du prix, fréquence importante d’acquisitions et de reventes sur
du court terme si la personne physique ou morale n’a pas le statut de
marchand de biens, revente rapide d’une résidence principale avec une
grosse plus-value non justifiée par l’évolution du marché local ou par des

travaux justifiés sur présentation de facture, acquéreur effectuant plusieurs
achats simultanés ou successifs sans discuter le prix, proposition de payer
nos honoraires en espèces, manque de cohérence entre le standing de vie
connu des vendeurs ou des acquéreurs par rapport à leurs ressources
officielles …  (Cette liste n’est pas exhaustive. Se référer aux articles L561-
10 et suivants du Code monétaire et financier, étant précisé que le risque
s’apprécie de manière subjective, en fonction notamment de la
connaissance par le professionnel des caractéristiques de sa clientèle)
EN CAS DE RISQUE POTENTIEL : PRÉVENIR LES RESPONSABLES
DÉSIGNÉS CI-DESSUS
La procédure de vigilance renforcée nécessite de regrouper les
informations suivantes ( Elle pourra aboutir à une déclaration de
soupçon, par le « déclarant TRACFIN » désigné.) :

  1. a) Pour les personnes physiques :
    – la justification de l’adresse du domicile à jour au moment où les éléments
    sont recueillis (facture EDF par exemple) ;
    – les activités professionnelles actuellement exercées ;
    – les revenus ou tout élément permettant d’estimer les autres ressources
    (deux dernier avis d’imposition) ;
    – tout élément permettant d’apprécier le patrimoine ;
    – s’agissant des bénéficiaires effectifs, les fonctions précises ou tout
    élément permettant d’apprécier la nature des liens existants entre ces
    personnes
  2. b) Pour les personnes morales :
    – la justification de l’adresse du siège social (K bis de moins de 3 mois)
    – les statuts ;
    – les mandats et pouvoirs ;
    – ainsi que tout élément permettant d’apprécier la situation financière
  3. c) Pour les structures de gestion d’un patrimoine d’affectation
    sans personnalité morale, d’une fiducie ou de tout autre dispositif
    juridique comparable relevant du droit étranger, un document
    justifiant la répartition des droits sur le capital ou sur les bénéfices de
    l’entité au nom de laquelle l’ouverture d’un compte ou l’exécution d’une
    opération est demandée.
    DANS LE CAS OU CERTAINES INFORMATIONS NE POURRAIENT
    ÊTRE OBTENUES, OU SI NOUS SAVONS, SOUPÇONNONS OU AVONS
    DE BONNES RAISONS DE SOUPÇONNER QUE L’OPÉRATION EST
    LIÉE AU BLANCHIMENT DE CAPITAUX, OU AU FINANCEMENT DU
    TERRORISME, IL FAUT ARRÊTER IMMÉDIATEMENT LA RELATION D’
    AFFAIRES ET PRÉVENIR LE RESPONSABLE.
    Obligation de déclaration de soupçon faite par le « déclarant TRACFIN
    »
    Le « déclarant TRACFIN » désigné ci-dessus a l’obligation de procéder à
    une déclaration de soupçon auprès de TRACFIN lorsque les services de
    l’agence « savent, soupçonnent ou ont de bonnes raisons de soupçonner »
    que les sommes destinées au financement de l’opération :
     proviennent d’une infraction passible d’une peine privative de liberté
    supérieure à un an ;
     participent au financement du terrorisme (Code monétaire et financier,
    art. L.561-15, I)
     sont l’objet d’une fraude fiscale (Code monétaire et financier, art.
    L.561-15, II)
    Dès lors que les informations recueillies et l’analyse effectuée par le
    professionnel ne lui permettent pas d’écarter tout soupçon sur la licéité de
    l’opération, une déclaration doit être faite (voir CE 31 mars 2004 n° 256355,
    sur la notion de soupçon). De même, lorsque l’identité du client ou du
    bénéficiaire reste douteuse en dépit des mesures de vigilance effectuées,
    une déclaration de soupçon doit être faite.
    Il est précisé que l’activité du client, son lieu de résidence, ou un montage
    juridique complexe ne sont pas à eux seuls constitutifs du soupçon : une
    déclaration de soupçon s’effectue sur la base d’arguments démontrant

l’effectivité de la vigilance renforcée et l’impossibilité, in fine, pour le
professionnel, de lever le doute et de conclure à la licéité de l’opération en
cause. La déclaration de soupçon écrite se fait sur : 
https://tracfin.finances.gouv.fr/
Cette déclaration sera faite par un des déclarants TRACFIN désigné ci-
dessus, conformément aux dispositions du Code monétaire et financier.
Nota : l’ensemble des documents doit être conservé pour une durée
de 5 ans.

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